Reglur og leiðbeiningar fyrir styrkárið 2012

1.     Stjórn Tækjasjóðs og umsýsla sjóðsins

Stjórn Tækjasjóðs er skipuð af mennta- og menningarmálaráðherra til þriggja ára í senn samkvæmt tilnefningu vísindanefndar Vísinda- og tækniráðs. Formaður vísindanefndar er jafnframt formaður stjórnar. 

Samkvæmt 8. grein laga nr. 3 frá 2003 um opinberan stuðning við vísindarannsóknir gefur stjórn sjóðsins út reglur um umsóknir, meðferð þeirra og úthlutun. Reglurnar fara hér á eftir. 

RANNÍS fer með daglega umsýslu Tækjasjóðs. Eiríkur Stephensen (eirikur.st@rannis.is) svarar almennum fyrirspurnum varðandi sjóðinn. 

Vinsamlegast athugið að umsækjendur eiga ekki undir nokkrum kringumstæðum að hafa samband við stjórnarmenn eða fagráðsmenn meðan mat umsókna fer fram. Öllum fyrirspurnum og ábendingum skal beina til RANNÍS. Brot á þessu ákvæði getur leitt til þess að umsókn verði vísað frá. 

2.     Umsóknarfrestur

Umsóknarfrestur í Tækjasjóð er 15. mars 2012 kl. 16:00. Umsóknir eru rafrænar (slóðin er www.rannis.is/sjodir/taekjasjodur). 

Öllum ófullgerðum umsóknum er vísað frá.

3.     Styrkir og styrkhæfi

Hlutverk Tækjasjóðs er að veita rannsóknastofnunum styrki til kaupa á dýrum tækjum og búnaði vegna rannsókna (sjá nánar 4. kafla). Við úthlutun úr Tækjasjóði skal taka mið af úthlutunarstefnu Rannsóknasjóðs á hverjum tíma. 

Við úthlutun úr Tækjasjóði er öðru fremur tekið mið af eftirfarandi atriðum:

• Að tækin og búnaðurinn séu mikilvæg fyrir framfarir í rannsóknum á Íslandi og fyrir rannsóknir umsækjenda.
• Að fjárfesting í tækjum og búnaði sé til uppbyggingar nýrrar aðstöðu sem skapi nýja möguleika til rannsókna og/eða að tæki og búnaður tengist verkefnum sem Rannsóknasjóður styrkir.
• Að tækin og búnaðurinn sé staðsettur á rannsókna- og háskólastofnunum.
• Að samstarf verði um nýtingu tækja og búnaðar milli stofnana eða milli stofnana og fyrirtækja með fyrirsjáanlegum hætti.
• Að áætlanir um kostnað og fjármögnun á kaupunum séu raunhæfar.

4.      Umsókn (viðurkenndur kostnaður og mótframlag)

Framlag Tækjasjóðs skal vera að lágmarki tvær milljónir króna og getur numið allt að 75% af heildarkostnaði án virðisaukaskatts. Mótframlag umsækjenda getur ekki farið undir 25% af heildarkostnaði án virðisaukaskatts. Umsóknum sem uppfylla ekki slíkt skilyrði er vísað frá. Miðað er við að styrkt séu kaup á dýru tæki eða tækjabúnaði en ekki mörgum smátækjum. 

Hafa skal eftirfarandi atriði í huga varðandi viðurkenndan kostnað:

• Verðtilboð frá framleiðanda skulu fylgja með umsókn til staðfestingar á sóttri fjárhæð.Uppbygging aðstöðu vegna rannsóknatækjanna og annar jaðarkostnaður svo sem þjálfun starfsmanna eru ekki styrkt og teljast ekki mótframlag. Sama gildir um rekstrarkostnað og allan sendingarkostnað.
• Sé ætlunin að sækja um styrk fyrir uppsetningu tækjabúnaðar þarf sá kostnaður að vera innreiknaður í verðtilboð framleiðanda. Slíkur kostnaður getur þó aldrei farið yfir 10% af heildarkostnaði án virðisaukaskatts.
• Ekki er hægt að sækja um styrk fyrir tæki sem þegar hefur verið keypt.
• Verði breytingar á heildarkostnaði t.d. vegna betra tilboðs frá seljanda breytist framlag Tækjasjóðs hlutfallslega sem því nemur. Verði hækkun á heildarkostnaði milli tilboðs seljanda sem fylgir umsókn og tækjakaupa umfram 5% ber styrkþega að óska eftir slíkri hækkun frá stjórn Tækjasjóðs áður en gengið er formlega frá kaupum.
• Hætti styrkþegi við fyrirhuguð tækjakaup verður styrkur afskrifaður. Ekki er hægt að nýta veittan styrk til annarra tækjakaupa en þeirra sem upphaflega var sótt um fyrir.
• Gera skal í umsókn grein fyrir rekstri þeirra tækja og búnaðar sem sótt er um framlag til. Fram komi rekstrarkostnaður og fjármögnun hans; áætluð gjaldtaka af notkun ef við á; þjónustuþörf við tæki, búnað og notendur og hvernig henni verður mætt; hvaða kröfur verði gerðar til notenda; þjálfun o.fl. Ekki skal reikna afskriftir með rekstrarkostnaði og gjaldtöku.

 Hafa skal eftirfarandi atriði í huga varðandi móframlag umsækjenda:

• Mótframlag er skilgreint sem hluti upphæðar í peningum. Ekki er hægt að gefa upp vinnu við smíði tækja sem mótframlag nema um selda vinnu framleiðanda sé að ræða.
• Athugið að mótframlag er að jafnaði ekki undanþegið virðisaukaskatti.
• Gera þarf greinarmun á tryggu og ótryggu mótframlagi í umsókn.
• Yfirlýsing um tryggt mótframlag skal fylgja umsókn (viðhengi).
• Umsækjendur bera alfarið ábyrgð á breytingum þeim sem kunna að verða á mótframlagi; fari mótframlag undir lágmarkskröfur sjóðsins (25%) fellur styrkur niður.

5.     Matsferli

Sérstakt fagráð skipað til tveggja ára metur umsóknir í Tækjasjóð áður en stjórn sjóðsins tekur þær til afgreiðslu. Samhliða hinu sérstaka fagráði eru formenn fagráða Rannsóknasjóðs jafnframt ráðgefandi fyrir stjórn Tækjasjóðs þegar kemur að úthlutun úr sjóðnum.

6.     Samningur

Styrkþegar gera samning um kaupin við Rannsóknamiðstöð Íslands fyrir hönd Tækjasjóðs. Í samningi skal koma fram hvernig framkvæmdin verði fjármögnuð í heild. Athygli er vakin á að allir sem komu að umsókninni, ábyrgðarmenn og aðrir sem ábyrgjast fjármögnun og rekstur tækisins, skulu skrifa undir samninginn. Umsækjendur tilgreina undir sérstökum lið í samningnum hvernig samstarfi um rekstur tækjabúnaðarins verði háttað (samstarfssamningur). Umsækjendur geta gefið öðrum aðilum umboð til að undirrita samninginn fyrir þeirra hönd. Ganga skal frá samningi og tækjakaupum innan fjögurra mánaða frá tilkynningu um styrk ella fellur styrkur niður. Hægt er að sækja um frest til að ganga frá samningi og tækjakaupum en slíkt verður að gera formlega fyrir 1. október 2012. Allir styrkir sem ekki er búið að semja sérstaklega um (ýmist með samningi og/eða tækjakaupum) eru afskrifaðir 1. janúar 2013.

7.     Greiðslur og eftirfylgni

• Tæki sem keypt eru fyrir styrk úr Tækjasjóði eru undanþegin virðisaukaskatti af framlagi sjóðsins til kaupanna (sjá 35. grein reglugerðar 630/2008 um ýmis tollfríðindi). Upphæð sem þannig sparast telst ekki mótframlag.
• Samræmi skal vera í reikningum sem sendir eru Tækjasjóði og tækjalista í umsókn þannig að enginn vafi leiki á um hvaða hluta styrksins er að ræða. Ef ósamræmis gætir í reikningum áskilur Tækjasjóður sér rétt á að endurskoða eða jafnvel fella niður styrkveitingu.
• Ef um mörg tæki er að ræða getur styrkþegi sent inn reikninga jafnóðum og þeir berast og mun styrkurinn verða greiddur út samkvæmt því.
• Tækjasjóður greiðir út sinn hluta fjármögnunar þegar reikningar og afrit af greiðslustaðfestingu úr heimabanka eða afrit af færslu úr bókhaldskerfi stofnunar (t.d. Oracle) hefur borist. Ekki er nauðsynlegt að senda afrit af tilboðum, tölvupóstsamskiptum eða úttektarbeiðnum nema sérstök ástæða þyki til.
• Tækjasjóður hefur ekki umsýslu með styrkfé að öðru leyti en því að greiða inn á reikning styrkhafa. Standi fleiri en ein stofnun að umsókn þurfa þær því innbyrðis að ákveða hver tekur við styrknum og eru umsækjendur ábyrgir fyrir því að styrknum sé deilt milli þeirra sem koma að umsókninni.
• Starfsmönnum Rannís eða Ríkisendurskoðunar er heimilt að skoða nánar, án tilefnis, kaupferli, samskipti við seljanda og sundurliðun reikninga eftir að tæki er komið og uppsett. Grunur um misferli verður tilkynntur stjórn Rannís undantekningalaust.

---