Leiðbeiningar til fagráðsmanna

Hlutverk fagráða Rannsóknasjóðs er að meta umsóknir sem berast sjóðnum út frá vísindalegu gildi verkefna, færni og aðstöðu umsækjenda til að framkvæma verkið og líkum á að verkefnið skili mælanlegum árangri og ávinningi. Fagráð afgreiða hverja umsókn með skriflegri greinargerð og forgangsraða umsóknum á grunni hins faglega mats.


Matsferlið

Fagráðsmenn fá í gegnum fagráðskerfið lista yfir nöfn umsókna og umsækjenda ásamt útdrætti og láta vita hvaða umsóknir eru innan þeirra sérsviðs og hvaða umsóknir þeir telja sig vanhæfa til að fjalla um. Að því loknu er umsóknum sem berast fagráði skipt niður á fagráðsmenn. Þrír lesarar innan fagráðsins eru skráðir á hverja umsókn en allir fagráðsmenn eru hvattir til að kynna sér allar umsóknir fagráðsins. Ritstjóri (Editor) umsóknar ber ábyrgð á að finna ytri matsmenn til að meta umsóknina; að minnsta kosti tvo sérfræðinga fyrir umsóknir um verkefnisstyrki og rannsóknastöðustyrki og að minnsta kosti þrjá fyrir umsóknir um öndvegisstyrki. Doktorsnemaumsóknir eru metnar innan fagráðs. Ytri matsmenn skulu vera starfandi utan Íslands. Við val á ytri matsmönnum er stuðst við sérfræðiþekkingu viðkomandi vísindamanns og birtingalista.  Það er á ábyrgð ritstjóra (Editors) umsóknar að ganga úr skugga um að ekki sé um vanhæfi að ræða milli umsækjanda og ytri matsmanns. Ytri matsmaður þarf síðan að staðfesta að ekki sé um vanhæfi að ræða. Umsækjendur hafa möguleika á að tilgreina í umsóknareyðublaði hvaða sérfræðingar megi ekki koma að mati umsóknar og ástæður þess. Ekki skal haft samband við þá sérfræðinga.

Þegar ytri matsmaður hefur samþykkt að meta umsókn opnar ritstjórinn vefviðmótið "Add reviewer..." og fyllir þar inn nafn og tölvupóstfang ytri matsmanns og athugar hvort skiladagsetning er í lagi. Upplýsingarnar eru sendar inn í kerfið með því að ýta á OK og þá er vefgátt með öllum nauðsynlegum upplýsingum varðandi matsferlið opnuð fyrir sérfræðinginn og upplýsingar þar um sendar viðkomandi. Hlutverk ytri matsmanns er að meta faglega alla þætti umsóknarinnar. Þegar allar umsóknir hafa verið metnar af ytri matsmönnum og lesarar viðkomandi fagráðs útbúið umsagnir um þær, hittist fagráðið á fundi í húsakynnum Rannís. Á fagráðsfundum eru umsóknir, umsagnir ytri matsmanna og umsögn fagráðs rædd og umsóknum raðað eftir gæðum. Eftir fundinn leggur ritstjóri umsóknar lokahönd á umsögn fagráðsins og formaður fagráðsins skilar umsögnunum rafrænt til Rannís. Umsækjendur fá senda umsögn fagráðs þegar stjórn Rannsóknasjóðs hefur ákveðið úthlutun ársins.

Rafrænt matskerfi

Fagráðsmenn fá aðgang að rafrænu matskerfi Rannsóknasjóðs. Þar er að finna allar umsóknir sem bárust fagráðinu, viðeigandi fylgigögn og matsblað fagráðs. Fagráðsmenn fá ekki aðgang að umsóknum sem þeir eru vanhæfir til að meta.

Undir "Application overview" má finna yfirlit yfir umsóknir fagráðsins. Með því að velja umsóknarnúmerið fremst í yfirlitinu birtast nánari upplýsingar um umsóknina. Hér er að finna sjálfa umsóknina, verkefnislýsingu, önnur fylgigögn og umsagnir ytri matsmanna.

Á þessari síðu má einnig finna nöfn þeirra fagráðsmanna sem eru lesarar á umsókninni. Til að komast í matsblaðið þarf að velja mynd af penna og blaði framan við nafn viðkomandi fagráðsmanns.

Á matsblaðinu er að finna nokkur textabox fyrir mat fagráðs. Þeir sem eru lesarar á umsókninni þurfa að gefa mat - "Score" - á forminu "Excellent", "Very good", "Good", "Moderate" og "Poor". Lesurum er í sjálfsvald sett hvort þeir skrifa í textaboxin.

Lesarar þurfa einnig að gefa einkunn - "Grade" - á forminu A1-A4, B og C (sjá töflu 1) sem notuð verður til viðmiðunar á fagráðsfundinum þegar endanleg einkunn verður gefin. Einkunn er gefin í samræmi við heildarmat fagráðsins á umsókninni.

Flokkur Umsögn
A1 Exceptionally strong with essentially no weaknesses
A2 Extremely strong with negligible weaknesses
A3 Very strong with only some minor weaknesses
A4 Strong but with numerous minor weaknesses. Only for further consideration if funds are available
B Moderate Impact – Some strengths but with at least one moderate weakness. Not recommended for funding
C Low Impact – Not recommended for further consideration. A few strengths and at least one major weakness

Tafla 1. Styrkleikaflokkar fagráða.

Þegar lesari hefur sent inn sitt mat fær hann lesaðgang að mati annarra lesara. Þegar ritstjóri (Editor) hefur skilað inn sínu lesaramati fær hann aðgang að Ritstjórasíðu þar sem hann skrifar uppkast að mati fagráðsins fyrir fagráðsfund.

Eftir fagráðsfund, þegar fagráðsmenn hafa yfirfarið textann og haft tækifæri til að koma með breytingatillögur, staðfestir formaður fagráðs samantektina.

Fagráðsfundir

Fyrir fagráðsfundi

Með mat ytri matsmanna til hliðsjónar útbýr ritstjóri umsóknar samantekt um styrkleika/veikleika þeirra umsókna sem hann er ábyrgur fyrir.

Á fagráðsfundum

Á fagráðsfundum kynnir ritstjórinn umsóknina, bakgrunn ytri matsmanna, mat þeirra og eigin umsögn. Umsögnin skal vera uppbyggileg og þannig úr garði gerð að umsækjandi hafi sem mest gagn af. Að þessu loknu koma hinir lesararnir með sínar athugasemdir og fagráðið ræðir matið. Fagráðsmenn sem lýst hafa sig vanhæfa til að fjalla um umsókn yfirgefa fundarherbergið þegar viðkomandi umsókn er rædd og er það skjalfest í fundargerð umsjónarmanns fagráðs. Þegar fagráðið hefur rætt allar umsóknirnar er þeim forgangsraðað á grundvelli styrkleikaflokka sem fagráðið raðar þeim í. Útbúinn er listi yfir hverja styrktegund fyrir sig og þar er umsóknum skipt í þrjá flokka: A (A1-A4), B og C. Undirflokkur A1 er ætlaður afburðaumsóknum. Til viðmiðunar má búast við að í mesta lagi fari um 5% í undirflokk A1. Á fagráðsfundinum er lögð lokahönd á umsagnir fagráðs.

Eftir fagráðsfundi

Formaður fagráðs staðfestir lokamat fagráðs í rafrænu matskerfi Rannís og kynnir niðurstöður fagráðsins fyrir stjórn Rannsóknasjóðs.

Umsagnir ytri matsmanna sem berast eftir fagráðsfundi en fyrir stjórnarfund eru ræddar af fagráðsmönnum í gegnum tölvupóst. Einkunn umsóknar er staðfest eða breytt í samræmi við þá umræðu.

Siðareglur umsýsluaðila

Meðlimir stjórnar Rannsóknasjóðs, meðlimir fagráða Rannsóknasjóðs, ytri matsmenn, sérfræðingar sjóðsins og aðrir sem koma að umsýslu umsókna í sjóðinn eru bundnir algerum trúnaði. Farið er með allar umsóknir, fylgigögn þeirra og matsblöð sem trúnaðarmál. Þessi trúnaðargögn má ekki nota í neinum öðrum tilgangi en við faglegt mat og þau má ekki birta, gefa út eða sýna þriðja aðila með öðrum hætti. Afrit skulu aðeins vera útbúin af trúnaðargögnum þessum ef það þykir nauðsynlegt vegna faglegs mats. Að matsferli loknu skal varðveita umsókn og matsblöð í rafrænu skjalasafni Rannís. Fagráð Rannsóknasjóðs eru meðvituð um að birting eða ólögmæt nýting trúnaðarupplýsinga geta valdið eigendum þeirra óbætanlegu tjóni. Eigandi trúnaðarupplýsinga á rétt á að leita til dómstóls sem lögsögu hefur í málinu og krefjast tiltekinna aðgerða, fara fram á bann við frekari uppljóstrun eða öðrum brotum og/eða setja fram aðrar kröfur sem eigandi upplýsinganna telur viðeigandi. Slíkur réttur eiganda kemur til viðbótar þeim úrræðum sem standa skráðum eiganda eða þeim sem leiðir rétt frá honum (raunverulegum eiganda) til boða.

Vanhæfisreglur

Þegar um vanhæfi umsýsluaðila er að ræða getur viðkomandi stjórnarmaður, fagráðsmaður eða ytri matsmaður ekki tekið þátt í umfjöllun um umsóknina. Ytri matsmenn geta ekki tekið að sér að meta viðkomandi umsókn og fagráðsmenn og stjórnarmenn þurfa að víkja af fundi þegar fjallað er um viðkomandi umsókn og ákvörðun um styrk er tekin.  Þetta skal skráð í fundargerðir. Til viðbótar við vanhæfisástæður sem taldar eru upp í Stjórnsýslulögum (nr. 37/1993)  gilda eftirtaldar reglur um ytri matsmenn, fagráð og stjórnir Rannsóknasjóðs:

  • Náin vinátta, fjölskyldutengsl eða mægðir ytri matsmanns, fagráðsmanns eða stjórnarmanns við umsækjanda.
  • Persónuleg andstaða ytri matsmanna, fagráðsmanns eða stjórnarmanns við umsækjanda.
  • Fagleg samkeppni milli ytri matsmanns, fagráðsmanns eða stjórnarmanns og umsækjanda.
  • Fagráðsmenn geta hvorki verið verkefnisstjórar á umsókn í Rannsóknasjóð né meðumsækjendur á umsókn í því fagráði sem þeir sitja í.
  • Ef stjórnarmaður er þátttakandi í umsókn þarf hann að segja sig frá umfjöllun um úthlutun viðkomandi styrkárs og þarf þá að kalla inn varamann.

Ef viðkomandi er starfsmaður stofnunar eða fyrirtækis og umsókn frá öðrum starfsmönnum sömu stofnunar eða fyrirtækis er til umfjöllunar, verður að meta hversu náin tengsl eru við starfsmenn sem annast verkefnið eða hversu náin húsbændatengsl eru við yfirmenn viðkomandi stofnunar. Þessi tengsl þurfa ekki nauðsynlega að leiða til vanhæfis. 

Stjórnarmeðlimir, fagráðsmeðlimir og ytri matsmenn eru ábyrgir fyrir því að koma auga á kringumstæður sem skapa þeim vanhæfi við að fjalla um umsóknir í Rannsóknasjóð.








Þetta vefsvæði byggir á Eplica