Meðlimir stjórnar Rannsóknasjóðs, meðlimir fagráða Rannsóknasjóðs, ytri matsmenn, sérfræðingar sjóðsins og aðrir sem koma að umsýslu umsókna í sjóðinn eru bundnir algerum trúnaði. Farið er með allar umsóknir, fylgigögn þeirra og matsblöð sem trúnaðarmál. Þessi trúnaðargögn má ekki nota í neinum öðrum tilgangi en við faglegt mat og þau má ekki birta, gefa út eða sýna þriðja aðila með öðrum hætti. Afrit skulu aðeins vera útbúin af trúnaðargögnum þessum ef það þykir nauðsynlegt vegna faglegs mats. Að matsferli loknu skal varðveita umsókn og matsblöð í rafrænu skjalasafni Rannís. Fagráð Rannsóknasjóðs eru meðvituð um að birting eða ólögmæt nýting trúnaðarupplýsinga geta valdið eigendum þeirra óbætanlegu tjóni. Eigandi trúnaðarupplýsinga á rétt á að leita til dómstóls sem lögsögu hefur í málinu og krefjast tiltekinna aðgerða, fara fram á bann við frekari uppljóstrun eða öðrum brotum og/eða setja fram aðrar kröfur sem eigandi upplýsinganna telur viðeigandi. Slíkur réttur eiganda kemur til viðbótar þeim úrræðum sem standa skráðum eiganda eða þeim sem leiðir rétt frá honum (raunverulegum eiganda) til boða.
Þegar um vanhæfi umsýsluaðila er að ræða getur viðkomandi stjórnarmaður, fagráðsmaður eða ytri matsmaður ekki tekið þátt í umfjöllun um umsóknina. Ytri matsmenn geta ekki tekið að sér að meta viðkomandi umsókn og fagráðsmenn og stjórnarmenn þurfa að víkja af fundi þegar fjallað er um viðkomandi umsókn og ákvörðun um styrk er tekin. Þetta skal skráð í fundargerðir. Til viðbótar við vanhæfisástæður sem taldar eru upp í Stjórnsýslulögum ( nr. 37/1993 ) gilda eftirtaldar reglur um ytri matsmenn, fagráð og stjórnir Rannsóknasjóðs:
Náin vinátta, fjölskyldutengsl eða mægðir ytri matsmanns, fagráðsmanns eða stjórnarmanns við umsækjanda.
Persónuleg andstaða ytri matsmanna, fagráðsmanns eða stjórnarmanns við umsækjanda.
Fagleg samkeppni milli ytri matsmanns, fagráðsmanns eða stjórnarmanns og umsækjanda.
Fagráðsmenn geta hvorki verið verkefnisstjórar á umsókn í Rannsóknasjóð né meðumsækjendur á umsókn í því fagráði sem þeir sitja í.
Ef stjórnarmaður er þátttakandi í umsókn þarf hann að segja sig frá umfjöllun um úthlutun viðkomandi styrkárs og þarf þá að kalla inn varamann.
Ef viðkomandi er starfsmaður stofnunar eða fyrirtækis og umsókn frá öðrum starfsmönnum sömu stofnunar eða fyrirtækis er til umfjöllunar, verður að meta hversu náin tengsl eru við starfsmenn sem annast verkefnið eða hversu náin húsbændatengsl eru við yfirmenn viðkomandi stofnunar. Þessi tengsl þurfa ekki nauðsynlega að leiða til vanhæfis.
Stjórnarmeðlimir, fagráðsmeðlimir og ytri matsmenn eru ábyrgir fyrir því að koma auga á kringumstæður sem skapa þeim vanhæfi við að fjalla um umsóknir í Rannsóknasjóð.
Umsækjandi skal taka fram í umsókn hvort rannsóknarverkefnið innihaldi þætti sem þarf að skoða sérstaklega með tilliti til almennra siðareglna. Í slíkum tilfellum þarf að útskýra hvað í því felst og hvernig verður tekið á þessum þáttum. Viðeigandi leyfi þurfa að liggja fyrir (Vísindasiðanefnd, Persónuvernd, Matvælastofnun). Ef leyfisumsókn er enn í vinnslu þegar umsóknarfrestur í Rannsóknasjóð rennur út skal þess getið í umsókninni og skal leyfinu skilað inn til Rannís um leið og það fæst eða tilkynnt um ef leyfi hefur ekki fengist. Ekki er gengið frá samningi fyrr en öll nauðsynleg leyfi liggja fyrir.
Umsækjanda ber að virða alþjóðlegar reglur og samþykktir þar sem slíkt á við, til dæmis um meðferð lífsýna og nýtingu einkaleyfa.
Vakni grunur um misferli, uppspuna, falsanir, ritstuld eða misnotkun í tengslum við umsókn eða styrkt verkefni í umsóknarferli, á styrktímabili eða eftir að styrktímabili lýkur, verður stofnun viðkomandi og stjórn Rannsóknasjóðs gert viðvart án undantekninga.
Vakni grunur um misferli í matsferli verður umsókn dregin úr ferlinu meðan stofnun umsækjanda fær tækifæri til að rannsaka hvort grunurinn reynist á rökum reistur. Reynist allt með felldu verður umsóknin sett í matsferli á ný. Sannist misferli verður umsókn vísað frá mati og stofnun umsækjanda gerð ábyrg fyrir viðeigandi ráðstöfunum.
Stjórn Rannsóknasjóðs getur einnig haft frumkvæði að sjálfstæðri rannsókn á ásökunum um misferli.
Komist upp um misferli í umsóknarferli, á styrktímabili eða eftir styrktímabil getur stjórn Rannsóknasjóðs ákveðið sérstök viðurlög svo sem að hluti eða allt styrkfé verði endurgreitt eða að umsækjanda verði meinað að sækja í sjóðinn.
