Eftir að umsókn hefur verið send inn í gegnum rafrænt umsóknarkerfi Rannís er hún meðhöndluð á eftirfarandi hátt (mynd 2):
ForskoðunUmsóknirnar eru forskoðaðar af umsjónarmönnum fagráða. Ófullgerðum umsóknum og umsóknum þar sem ekki hefur verið farið eftir reglum sjóðsins er vísað frá án frekara mats og er umsækjanda tilkynnt um slíkt.
Mynd 2. Meðhöndlun umsókna frá því umsókn berst
Rannís og þar til tilkynnt er um úthlutun úr Rannsóknasjóði.
Faglegt mat á umsóknum
Allar umsóknir eru metnar af viðeigandi fagráði sem leitar álits hjá tveimur eða fleiri ytri matsmönnum fyrir umsóknir um verkefnis- öndvegis- og rannsóknastöðustyrki. Doktorsnemaumsóknir eru metnar innan fagráðs. Fagráðið afgreiðir hverja umsókn með rökstuddri, skriflegri greinargerð og forgangsraðar umsóknum á grunni hins faglega mats (sjá Leiðbeiningar til fagráðsmanna ).
Ákvörðun um styrkveitingu
Eftir að fagráðið hefur lokið störfum sínum fundar formaður fagráðsins með stjórn Rannsóknasjóðs þar sem hann gerir grein fyrir fagráðsvinnunni og hvort álitamál hafi komið upp við mat umsókna. Formaður gerir sérstaklega grein fyrir umsóknum sem flokkaðar voru í A flokk. Stjórnin tekur ákvarðanir um fjárveitingar úr Rannsóknasjóði að fengnum umsögnum fagráða. Stjórnin leitar ráðgjafar umfram það sem fagráð sjóðanna geta veitt ef þurfa þykir. Til viðbótar hinu faglega mati, sem fagráð skila, skal stjórn Rannsóknasjóðs miða umfjöllun sína við almennar áherslur Vísinda- og tækniráðs, úthlutunarstefnu sjóðsins sem samþykkt er af vísindanefnd og fjárframlögum í sjóðinn. Þegar úthlutun liggur fyrir fá umsækjendur svarbréf í hendur með lokamati fagráðs.
Ákvörðun stjórnar um veitingu styrkja úr Rannsóknasjóði eru endanlegar. Samkvæmt 4. grein laga nr. 3 frá 2003 sæta ákvarðanir stjórnar Rannsóknasjóðs um styrkveitingu eða höfnun ekki stjórnsýslukæru.